La double saisie, ce coût que personne ne budgète

Le cachet d’une date est saisi une première fois dans le mail de négociation. Une deuxième dans le tableur de suivi. Une troisième dans le contrat de cession. Une quatrième dans le budget prévisionnel. Une cinquième dans la facture d’acompte. À la cinquième, personne ne se souvient laquelle fait foi.

Le problème n’est pas le temps perdu

Enfin, pas seulement. Une information saisie cinq fois est une information qui existe en cinq versions, dont quatre sont périmées dès qu’une seule change. Le jour où la salle renégocie le cachet de 200 €, il faut retrouver les cinq endroits. On en retrouve quatre.

C’est ce qui produit les situations que tout le monde a vécues : la facture qui ne correspond pas au contrat, le budget qui ne correspond pas à la facture, et la découverte du problème au moment du bilan, trois mois après la date.

Pourquoi le tableur partagé ne suffit pas

Passer d’Excel à Google Sheets règle un vrai problème : il n’y a plus quatre copies du fichier. Mais il en reste un autre, entier. Un tableur ne connaît pas la règle métier. Rien n’y empêche de vendre deux fois la même place, de facturer un cachet qui n’a pas été signé, ou de partager avec la salle un onglet qui contient aussi la marge.

Les droits d’un tableur se donnent au fichier. Les droits d’un métier se donnent à l’information : la salle doit voir la fiche technique et l’horaire de balance, pas le budget.

Ce que ça représente sur une tournée de quatorze dates

• —Six heures de ressaisie par date, médiane des entretiens que nous avons menés
• —Quatre-vingt-quatre heures sur la tournée, soit deux semaines et demie
• —Et une marge d’erreur qui ne se voit qu’au bilan

L’alternative n’est pas « un outil de plus »

Ajouter un logiciel à côté des sept autres ne fait pas disparaître la ressaisie : il la déplace. Ce qui la fait disparaître, c’est qu’une information n’ait qu’un seul endroit où vivre, et que tout le reste la lise plutôt que la recopier.

Concrètement : le cachet négocié dans le CRM devient la ligne du contrat, qui devient la ligne du budget, qui devient le montant de la facture d’acompte. Personne ne le retape. Quand il change, il change partout, parce qu’il n’existe qu’une fois.